5 façons d’organiser une réunion d’affaires efficace

Quand les employés sont convoqués par la haute direction pour assister à une réunion d’affaires, la première pensée qui vient à l’esprit du pauvre est :  » Cela va être une perte de temps totale « . Nombreux sont ceux qui perdent un temps précieux à organiser des réunions d’affaires. Cependant, toutes les réunions ne sont pas abyssales.

Les réunions sont convoquées pour résoudre les problèmes liés à la gestion et pour examiner l’avancement du projet et des employés. Il est, en effet, impératif d’échanger diverses informations utiles via les réunions. Ici, vous trouverez quelques moyens qui peuvent être utilisés efficacement pour mener une réunion d’affaires suffisamment productive pour le succès de toute organisation.

#1. Les réunions doivent être convoquées au bon moment

Les réunions qui se déroulent à des heures indues comme celle du déjeuner énervent profondément les employés. La direction et le comex (Comité exécutif) doit comprendre que pour que la réunion soit vraiment productive, elle doit se dérouler au bon moment.

Il est conseillé de le convoquer dans la matinée, car chaque employé se sent frais et énergique, ce qui l’aide à générer des idées et des suggestions créatives qui doivent être partagées dans les réunions.

#2. Organisez une réunion d’affaires uniquement lorsque cela est nécessaire

Les réunions doivent être organisées lorsqu’elles sont véritablement nécessaires. Souvent, la productivité des employés est entravée parce qu’ils sont convoqués à une réunion sans ordre du jour central. L’objectif d’une réunion doit être extrêmement clair. Si une réunion n’est pas nécessaire, évitez de l’organiser dans la mesure du possible. Si la réunion d’affaires est nécessaire, alors assurez-vous que les participants sont informés à l’avance.

#3. Préparez un ordre du jour

Les réunions doivent commencer par un ordre du jour solide. Assurez-vous qu’il comprend tous les sujets essentiels qui doivent être discutés pour produire le résultat souhaité. Ne tardez pas à envoyer l’ordre du jour à l’avance à tous les participants ainsi que les sujets importants qui seront abordés. Cela permettra aux participants à la réunion de préparer des idées et des documents qu’ils jugent pertinents et utiles. Mentionnez les points de discussion et les questions importantes en haut de l’ordre du jour pour attirer la plus grande attention de chaque participant.

#4. Préparez un programme de réunion

Toujours établir un programme de réunion et distribuer des timings individuels pour parler de chaque sujet. Essayez de respecter l’horaire fixé pour éviter les retards dans les réunions. N’oubliez pas de commencer et d’arrêter à l’heure. Le pire cas est lorsque la réunion commence à l’heure décidée, mais ne se termine pas à l’heure spécifiée.

N’attendez pas les retardataires, car il est certainement injuste de punir ceux qui arrivent à l’heure aux réunions. Les retardataires ne doivent pas être autorisés à entrer à l’intérieur s’ils arrivent en retard. Cette rigueur est indispensable pour discipliner ces employés.

#5. Gardez les réunions brèves

L’objectif de la réunion doit être clairement défini pour éviter les situations de foin. En tant que manager, c’est à vous de faire en sorte que les gens se sentent suffisamment à l’aise pour contribuer et s’exprimer. Cependant, nombreux sont ceux qui sont loquaces et qui aiment parler sans cesse de sujets futiles. Il est également important de ne permettre à personne de faire traîner la réunion en abordant des sujets insignifiants.